Nim rozpocznie się prowadzenie kilometrówki, to konieczne może się okazać przygotowanie kalkulacji wartości planowanych kosztów używania samochodu oraz osiąganego przez wspólników przychodu z tytułu wykorzystywania przez nich samochodów do prowadzenia spraw spółki. Możliwe jest, że prowadzenie kilometrówki okaże się nieopłacalne.
Po pierwsze, kilometrówka to, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, limit wydatków powstających w związku z wykorzystywaniem samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych spółki, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Jednakże, kosztem uzyskania przychodu jest tylko ta część wydatków, która nie przekracza wartości powstałej z przemnożenia liczby kilometrów i stawki za 1 kilometr. Obecne stawki kilometrówki (nieaktualizowane od 2007 roku) pozwalają na odpisanie w koszty tylko niewielkiej części rzeczywiście ponoszonych wydatków.
Na podatniku spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu. W limicie kilometrówki mogą być uwzględniane wydatki np. na paliwo, naprawy. Faktury potwierdzające poniesienie wydatku nie mogą być na bieżąco wykazywane jako koszt uzyskania przychodu i później korygowane. Do kosztów uzyskania przychodów należy zaliczyć na koniec każdego miesiąca wyłącznie wydatki na podstawie ewidencji prowadzonych przez wspólników z uwzględnieniem limitów. Innymi słowy dla celów rozliczeń podatkowych uwzględniane są wyłącznie kwoty wyliczone na podstawie „ksiąg” pojazdów z uwzględnieniem limitów, a nie kwoty poszczególnych faktur. Ustawy o podatku dochodowym nie określają na kogo mają być wystawiane faktury, będące podstawą rozliczania kilometrówki. Dlatego też uznaje się, że dopuszczalne są 2 możliwości:
- wystawianie faktur na wspólnika (ta forma wydaje się najczęściej stosowana) - istnieje tu konieczność rozliczeń między spółką a wspólnikami,
- wystawianie faktur na spółkę.
Po drugie, kilometrówka powoduje powstanie u wspólników (poza tym, który użycza samochód) przychodu z nieodpłatnych świadczeń. Wartość tego przychodu jest ustalana w wysokości rynkowej wartości czynszu za wynajęcie samochodu i proporcjonalnie rozliczana między wspólników. Użyczenie samochodu spółce jest traktowane tak samo, jak udzielenie spółce nieoprocentowanej pożyczki przez jej wspólnika. Pisaliśmy o tym m.in. tutaj.
Należy podkreślić, że przychód z tytułu wykorzystywania samochodu wspólnika do prowadzenia spraw spółki będzie wielkością stałą w każdym miesiącu a wysokość kosztów będzie uzależniona od wartości rzeczywiście poniesionych kosztów z tego tytułu. Dlatego prowadzenie kilometrówki będzie dobrym rozwiązaniem jedynie w sytuacji, gdy znaczny stopień wykorzystania (a tym samym odpowiednio wysokie wydatki) spowoduje powstanie kosztu przekraczającego osiągnięty przychód z nieodpłatnych świadczeń.
Małgorzata Znojek
