Zakończenie działalności spółki komandytowej wiąże się z licznymi obowiązkami nałożonymi na spółkę oraz jej wspólników. Z naszego artkułu dowiesz się gdzie należy przechowywać akta pracownicze rozwiązanej spółki komandytowej.
Przekazanie akt pracowniczych uprawnionemu podmiotowi
W przypadku, gdy spółka komandytowa w okresie swojej działalności zatrudniała pracowników jest ona zobowiązana do zabezpieczenia dokumentów związanych z ich zatrudnieniem. Dokumentacja pracownicza, tj. akta osobowe pracowników wraz z dokumentacją płacową, powinna zostać przekazana wybranemu podmiotowi zewnętrznemu. Z uwagi na fakt, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest działalnością regulowaną, dokumentacja pracownicza rozwiązanej spółki może zostać oddana do dalszego przechowywania wyłącznie podmiotowi wpisanemu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa. Listę podmiotów uprawnionych do przechowywania akt pracowniczych można znaleźć na stronie internetowej Archiwów Państwowych.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Okres przechowywania akt pracowniczych jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy, którego dotyczy dokumentacja. W przypadku stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Z kolei akta pracownicze osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku powinny być przechowywane przez okres 50 lat.
Warto pamiętać o możliwości skrócenia do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku. Aby skorzystać z tego rozwiązania spółka powinna złożyć odpowiedni raport informacyjny w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.
Wszystko, co musisz wiedzieć o spółce komandytowej jako podatniku CIT znajdziesz w V wydaniu książki “Komandytowa w pytaniach i odpowiedziach”. Zamów teraz!
Zapewnienie środków finansowych na okres przechowywania akt pracowniczych
Poza przekazaniem dokumentacji pracowniczej właściwemu podmiotowi, spółka powinna także zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu jej przechowywania. Natomiast w przypadku niedysponowania przez spółkę środkami finansowymi umożliwiającymi zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej, spółka powinna złożyć do sądu rejestrowego wniosek o stwierdzenie braku posiadania takich środków. W razie uwzględnienia wniosku akta pracownicze rozwiązanej spółki zostaną zabezpieczone i przejęte przez archiwum państwowe.
Przechowywanie pozostałej dokumentacji spółki
Pozostałe księgi i dokumenty rozwiązanej spółki komandytowej, w tym dokumentacja podatkowa oraz rachunkowa mogą zostać oddane na przechowanie wspólnikowi albo osobie trzeciej. Uchwała w tym zakresie powinna zostać podjęta przez wspólników spółki przy okazji podejmowania uchwały w przedmiocie zakończenia działalności spółki.
Okres przechowywania ksiąg rachunkowych wynosi 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Natomiast księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty powinny być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Generalnie, przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Pięcioletni okres może się jednak wydłużyć, jeżeli doszło do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia.
Komplementariusz albo likwidator rozwiązanej spółki powinien zawiadomić na piśmie właściwy dla spółki urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych i rachunkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem do dnia wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców KRS.
Paweł Butkiewicz
